فهرست کارهای مورد نیاز  افرادی که برای اولین بار نمایشگاهی را برگزار می کنند.

checklist

 

 

به دنیای هیجان انگیز نمایشگاه های تجاری و غیره خوش آمدید. قبل از برگزاری نمایشگاه کارهای مختلفی را باید انجام دهید. ما این فهرست راهنما را برای شما قرار دادیم تا تجربه ای موفقیت آمیز و آسان داشته باشید.

 

قبل از نمایشگاه

در هفته های باقی مانده تا نمایشگاه، تمامی این موارد در فهرست زیر را بررسی کنید تا از اضطراب لحظۀ آخر نمایشگاه دور شوید.

  • تعیین کنید که آیا مایلید غرفه خود را از ابتدا بسازید و یا اینکه آنرا اجاره کنید.

  • قرارداد غرفه را بررسی کنید تا اندازۀ غرفه، مکان آن، و فضای مورد نظر را تایید نمایید.

  • تاریخ ها را برای رفت و آمد مشخص کنید. آیا این نمایشگاه طبق زمان و برنامه برگذار می شود؟

  • سفارشات خود را زودتر از موعد انجام دهید و قبل از اینکه زمان تخفیف به پایان برسد با ارائه دهندۀ خدمات صحبت کنید تا بهترین قیمت ها را در اختیار داشته باشید.

  • نکتۀ مهم: زمانیکه به محل نمایشگاه رسیدید و تجهیزات خود را نصب نمودید، سعی کنید همۀ کارها یک روز قبل از شروع نمایشگاه به اتمام برسد. این امر موجب می شود، امور مربوط به حمل و نقل سریعتر انجام گیرد و وسایل نیز قبل از موارد دیگر آماده و سر جای خود قرار گیرند.

  • آیا شما EAC را بکار گرفته اید؟ EAC شرکتی غیر از پیمانکاران رسمی تعیین شده می باشد که یک برگزار کنندۀ نمایشگاه قبل، در حین، و بعد از نمایشگاه می تواند آنرا بکار گیرد. اطمینان حاصل کنید که تمامی فُرم های مربوط به EAC (قصد استخدام، تفاهمنامۀ امضا شده، و گواهی قوانین و مدارک بیمه) را تکمیل کرده اید.

بیشتر بخوانید:چگونه گروهی را در غرفه ی خود قرار دهیم که فروش را افزایش دهند؟

ارسال و تحویل موارد

ارسال و تحویل

آماده سازی غرفۀ نمایشگاه و بقیۀ موارد مربوط به برگزاری نمایشگاه تجاری و ارسال /تحویل می تواند امری پیچیده باشد. برای اینکه مطمئن شوید همه چیز به موقع انجام می شود، این مراحل را رعایت کنید:

  • از قبل برنامه ریزی کنید تا فرآیند ارسال، به راحتی و سادگی انجام شود و از امن ترین گزینۀ حمل و نقل برای ارسال محصولات خود استفاده کنید. استفاده از انبار کالای نمایشگاه می تواند گزینۀ بسیار مفیدی باشد و در کاهش هزینه ها و زمان کمک کند. فراموش نکنید که قبل از پایان نمایشگاه، محصولات ارسالی را یادداشت نمایید.

  • محصولات ارسالی را قبل از ارسال علامت گذاری کنید. مطمئن شوید که هر کارتن، جعبه، و غیره علامت گذاری شده اند و روی آنها نام و شماره غرفه یادداشت شده است. همچنین مطمئن شوید که این علامت ها را با آدرس صحیح مطابقت دهید. می توانید علامت ها را در مقدار زیاد و قبل از نمایشگاه چاپ کنید تا در زمان صرفه جویی شود.

  • فُرم علامت گذاری را با دقت تکمیل کنید. این فُرم مدرک مورد نیاز برای ارسال کالا ار بخش یک به بخش دو است. این فُرم بعنوان رسید محصول در نظر گرفته می شود و اطلاعات مرتبط را در اختیار راننده و یا حمل کنندۀ کالا قرار می دهد.

  • انتقال مواد به حمل و نقل آنها و ارسال آنها از غرفۀ شما به مشتری می باشد.

  • با یک سرویس حمل و نقل آنلاین همکاری کنید و در اینصورت فرصت مناسبی برای مشتریان فراهم آورید زیرا آنها می توانند بر اساس نیاز خود یکی از سرویس های حمل و نقل این شرکت را انتخاب کنند.

  • اگر ارسال کالا ها را از قبل ترتیب داده اید، آخرین برنامه ریزی ها را انجام دهید و قبل از پایان نمایشگاه همۀ کارها را تمام کنید. برنامۀ حمل و نقل کالاها را بررسی کنید تا از زمان های پیشنهادی مطلع شوید. به یاد داشته باشید که باید زمانی را صرف بازگشت جعبه ها، بسته بندی ها و ارسال آنها کنید.

  • زمانیکه ارسال به اتمام رسید، شمارۀ PRO را بهمراه شماره تلفن مخاطبین نگهدارید تا در صورت بروز هر گونه سوال یا مشکلی با آنها در ارتباط باشید.
    بیشتر بخوانید:اولین گام ها برای حضور تاثیرگذار در نمایشگاه.

در حین و بعد از نمایشگاه

رفت و آمد برگزار کنندۀ نمایشگاه می تواند بسیار زمانبر باشد. بنابراین همۀ کارها را طبق فهرست از قبل آماده کنید و برای پیشبرد کارهایتان از گام های زیر استفاده کنید.

  • وقتی روز اول به پایان رسید، جعبه های خالی را آمادۀ ذخیره سازی کنید و برچسب های قبلی را از روی آنها بردارید. میز غرفه می تواند مکان مناسبی برای قرار دادن برچسب های رنگی باشد. وقتی تمامی جعبه های خالی را برچسب گذاری کردید، اینکار به شما کمک می کند شناساییِ آنها در زمان نمایشگاه سریعتر صورت گیرد.

  • در روز آخر، برنامه های ارسال را یادداشت نمایید.

  • جعبه های خالی پس از ارسال به غرفه باز می گردند. حال زمان آن فرا می رسد که برچسب ها را از روی جعبه ها بردارید تا مشکلی ایجاد نشود.

  • فُرم BOL را با دقت و صحیح تکمیل نمایید.

  • فردی را مسئول بررسی ارسال کالا ها از غرفه و در زمان بازگشت جعبه های خالی بکنید.

  • سعی کنید بعد از نمایشگاه تمامی موارد را بررسی کنید تا متوجه شوید چه مواردی مفید و چه مواردی نادرست بودند. فهرست خود را تکمیل کنید و از این موارد در نمایشگاه بعدی استفاده کنید.

منبع

 

فهرست کارهای مورد نیاز افرادی که برای اولین بار نمایشگاهی را برگذار می کنند.
این مطلب را مفید یافتید؟

با مشاوران متخصص ما بطور رایگان مشورت کنید و یک حضور عالی در نمایشگاه رقم بزنید:

نمونه کارهای ما
تماس با ما

ثبت ديدگاه